Cập nhật ngày: 28/09/2014, 6:39 CH - Số lần xem: 1396
Phần VII - TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ HỘI NGHỊ

Phần VII - TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ HỘI NGHỊ 

Điều 18. Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp và hội nghị

Căn cứ yêu cầu công việc và phạm vi lĩnh vực công tác, Ban ĐPTW tổ chức các hội nghị và cuộc họp trên nguyên tắc thiết thực, hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm.

Việc tổ chức các hội nghị và cuộc họp phải tuân thủ nghiêm túc Quy định về chế độ họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, ban hành kèm theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ.

 

Điều 19. Các hội nghị và cuộc họp

   1. Các hội nghị gồm:

   Hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác năm (để quán triệt tổ chức triển khai trên phạm vi toàn dự án những chủ trương, chính sách lớn, quy định quan trọng và cấp bách của dự án); hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác hàng năm của Ban ĐPTW; hội nghị chuyên đề (triển khai, sơ kết, tổng kết một hoặc một số chuyên đề); hội nghị tập huấn công tác chuyên môn; hội nghị quốc tế và các hội nghị khác do Giám đốc quyết định.

   2. Các cuộc họp:

   a) Họp do Lãnh đạo Ban chủ trì:

- Họp Lãnh đạo Ban thường kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý;

- Họp giao ban Ban ĐPTW;

- Họp liên tịch, liên ngành với các cơ quan, đơn vị bên ngoài;

- Họp, làm việc với lãnh đạo các Ban QLDA các cấp, lãnh đạo các Nhóm;

- Họp, làm việc với địa phương và Nhóm tại địa phương, cơ sở;

- Họp tập thể Lãnh đạo Ban để giải quyết công việc đột xuất.

- Các cuộc họp khác do Giám đốc quyết định

   b) Các cuộc họp do các Trưởng Nhóm chủ trì:

Các Nhóm tổ chức các cuộc họp do Trưởng Nhóm chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của Nhóm;

Trưởng Nhóm có thể chủ trì các cuộc họp, làm việc với đại diện các Ban QLDA các cấp, các cơ quan liên quan theo ủy quyền của Lãnh đạo Ban;

Các Nhóm khi mới Lãnh đạo các Ban QLDA các cấp, các cơ quan ngoài phải thống nhất ý kiến với Văn phòng Ban ĐPTW để báo cáo, xin ý kiến Lãnh đạo Ban; phối hợp sắp xếp chương trình, thực hiện lồng ghép nội dung các vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp tổ chức họp một cách hợp lý để tránh trùng lặp, chồng chéo và giảm bớt các cuộc họp không cần thiết.

 

Điều 20. Công tác chuẩn bị các cuộc họp và hội nghị

   1. Duyệt chủ trương:

   a) Giám đốc quyết định các cuộc họp và hội nghị nêu tại khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 19 nêu trên;

   b) Trưởng nhóm quyết định các cuộc họp do lãnh đạo Nhóm chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ nêu tại điểm b khoản 2 Điều 19 nêu trên.

 

   2. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp và hội nghị:

Nhóm chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, họp để lấy ý kiến về:

  • Nội dung phản công chuẩn bị;
  • Thành phần, thời gian, địa điểm;
  • Dự kiến chương trình;
  • Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính);
  • Dự kiến thành lập Ban tổ chức (nếu cần);
  • Các vấn đề cần thiết khác.

   3. Chuẩn bị và thông qua báo cáo đối với hội nghị:

   a) Nhóm chủ trì chuẩn bị nội dung, đề cương hội nghị, báo cáo chính và báo cáo tóm tắt trình Lãnh đạo Ban duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Trưởng nhóm liên quan, khi được phân công, có trách nhiệm chuẩn bị báo các chuyên đề và phải kiểm tra kỹ về nội dung, hìnhthức các báo cáo, tài liệu trước khi Nhóm chủ trì trình Lãnh đạo Ban duyệt.

   b) Thời hạn trình Lãnh đạo Ban duyệt báo cáo:

Báo cáo chính gửi Văn phòng Ban ĐPTW trước ngày tổ chức hội nghị ít nhất 10 ngày làm việc để Văn phòng Ban ĐPTW hoàn tất các thủ tục trình Lãnh đạo Ban phê duyệt và ký giấy mời hoặc triệu tập. Các báo cáo chính, báo các tóm tắt, báo cáo chuyên đề, chương trình chính thức của hội nghị, cuộc họp cần trình Trưởng nhóm duyệt và gửi Văn phòng Ban ĐPTW trước ngày họp 02 ngày.

   4. Mới họp: Nhóm chủ trì dự thảo giấy mới đổi với tất cả các cuộc họp, hội nghị, hội thảo theo đúng các nội dung đã được Lãnh đạo Ban phê duyệt chuyển Văn phòng Ban ĐPTW kèm theo danh sách thành phần mời họp để gửi theo quy định.

   5. In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ các cuộc họp và hội nghị:

    a) Các Nhóm chủ trì chuẩn bị nội dung phối hợp với Văn phòng Ban ĐPTW trong việc in ấn các tài liệu họp.

   Các tài liệu hội nghị, hội thảo của ngành không thuộc danh mục bí mật theo quy định, nếu có nhu cầu lấy ý kiến rộng rãi và được Lãnh đạo Ban cho phép đưa lên Website của Ban trước ngày họp tối thiểu 03 ngày để người dự họp và đông đảo các bên liên quan có thể tham khảo, đóng góp ý kiến

   b) Nếu tổ chức họp ở trong Ban ĐPTW, Nhóm chủ trì phối hợp với Văn phòng Ban ĐPTW bố trí phòng họp. Nếu tổ chức họp ở ngoài Ban ĐPTW, Văn phòng Ban ĐPTW thực hiện các thủ tục thuê, mượn hội trưởng, phòng họp; bố trí xe đưa đón chung, nơi ăn, nghi cho đại biểu;

   c) Kinh phí cuộc họp được chỉ theo quy định chung của Chính phủ và Nhà tài trợ và kế hoạch được duyệt.

 

Điều 21. Tổ chức các cuộc họp và hội nghị

   1. Triển khai việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị:

 - Nhóm chủ trì chuẩn bị họp phải bố trí thời gian hội nghị, cuộc họp hợp lý, tiết kiệm và báo cáo Lãnh đạo Ban phê duyệt chương trình cuộc họp, hội nghị;

 - Sau khi chương trình đã được phê duyệt, Nhóm chủ trì chịu trách nhiệm triển khai thực hiện; đăng ký đại biểu và nội dung tham luận để báo cáo người chủ trì họp và xử 1ỷ những tình huống cần thiết khác;

 - Tại cuộc họp, hội nghị người chủ trì điều hành theo chương trình dự kiến; tùy theo yêu cầu thực tế có thể điều chỉnh chương trình nhưng phải thông báo để người tham dự biết;

 - Người chủ trì cuộc họp, hội nghị phải kết luận rõ ràng về các nội dung, chuyên đề đã được thảo luận trong cuộc họp, hội nghị;

 - Khuyến khích các Nhóm tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo qua mạng. Văn phòng Ban ĐPTW có trách nhiệm hỗ trợ Nhóm chủ trì, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo qua mạng nhằm bảo đảm tiến độ, chất lượng và hiệu quả.

    2. Ghi biên bản và thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị:

   a) Nhóm chủ trì nội dung cuộc họp, hội nghị chịu trách nhiệm cử thư ký ghi biên bản và soạn thảo biên bản ghi nhớ (nếu cần) trình Lãnh đạo Ban phê duyệt;

   b) Văn phòng Ban ĐPTW phối hợp với các Nhóm có liên quan dự thảo biên bản;

   c) Các trường hợp khác do Lãnh đạo Ban phân công.

  3. Các công việc sau cuộc họp, hội nghị:

   Chủ trì hội nghị có trách nhiệm báo cáo kết quả hội nghị, cuộc họp với Lãnh đạo Ban. Văn phòng Ban ĐPTW cùng Nhóm được phân công có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nhfmg nội dung tại các cuộc họp, hội nghị; kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Ban về kết quả thực hiện kết luận đó. Nhóm chủ trì các cuộc họp, hội nghị, hội thảo phải phối hợp với Văn phòng Ban ĐPTW hoàn thành các thủ tục thanh quyết toán theo đúng các quy định hiện hành trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp, hội thảo.

 

Điều 22. Họp giao ban Ban ĐPTW

     1. Hợp giao ban Ban ĐPTW nhằm bảo đảm sự phối hợp thường xuyên, chặt chẽ giữa Lãnh đạo Ban và Trưởng nhóm; giúp nắm chắc tình hình triển khai công việc, điều phối hoạt động của Ban ĐPTW và của các Nhóm, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề để công việc được thực hiện có chất lượng tốt và đúng tiến độ.

     2. Thành phần, nội dung và thời gian họp: Lãnh đạo Ban, Trưởng nhóm (cán bộ dự án theo giấy mới); nội dung kiểm điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý đã qua và xác định chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý tiếp theo; tổ chức vào tuần đầu tháng đối với giao ban tháng, tuần đầu quý đối với giao ban quỷ (hoặc vào thời gian cụthể do Giám đốc quyết định).

© Bản quyền thuộc về Dự án giảm nghèo khu vực Tây Nguyên
Địa chỉ: Tầng 16, Tòa nhà Icon 4, 243A Đê La Thành, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 04.62671199 - Fax: 04.62671199
E-Mail: info.gntn@mpi.gov.vn