Cập nhật ngày: 30/09/2014, 6:38 CH - Số lần xem: 1001
Phần V - QUY TRÌNH VÀ CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

Quy trình và cách thức giải quyết văn bản

Điều 13. Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và thủ tục trình giải quyết công việc

   1. Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu

   a) Văn phòng Ban ĐPTW chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối văn bản đến. Tất cả các văn bản gửi đến Ban ĐPTW đều phải qua Văn thư lấy đấu đến và vào số theo dõi văn bản; tùy theo tính chất, yêu cầu và nội dung văn bản để trình Lãnh đạo Ban cho ý kiến hoặc chuyển các Nhóm có liên quan giải quyết; đến có đầu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản (đối với các văn bản quy định độ mật);

   Các Nhóm không tự ý chuyển văn bản, hồ sơ, tài liệu đã nhận từ Văn phòng Ban ĐPTW sang Nhóm khác để chủ trì xử lý mà phải chuyển lại Văn phòng Ban ĐPTW để chuyển tới Nhóm khác chủ trì xử lý;

   Các Nhóm không xử lý các văn bản không qua Văn thư của Ban ĐPTW. Đối với cấc văn bản do Lãnh đạo Ban giao trực tiếp cho Nhóm hoặc văn bản được gửi không qua Văn phòng Ban ĐPTW thì Nhóm được phân công phải làm thủ tục đăng kỷ qua Văn thư của Ban ĐPTW để lấy đấu đến và vào sổ theo dõi văn bản;

   b) Dự thảo các văn bản quy định, hướng dẫn thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc hoặc trình Giám đốc ký trình cấp có thẩm quyềnban hành thì phải thực hiện và tuân thủ theo quy định của pháp luật;

   c) Cán bộ dự án có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật (nếu có) theo quy định chung của Nhà nước; có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho Văn phòng Ban ĐPTW theo đúng quy định;

  Cán bộ dự án khi chuyển công tác hoặc nghỉ hưu phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc được giao cho người thay thể sau khi đã nộp cho Văn phòng Ban ĐPTW những hồ sơ, tài liệu không có giá trị kế thừa đối với người thay thể, Nội dung bàn gíao phải được thể hiện bằng văn bản và có sự xác nhận của Trưởng nhóm hoặc Lãnh đạo Ban;

   2. Thủ tục trình Lãnh đạo Ban giải quyết công việc:

   a) Văn bản trình Lãnh đạo Ban phải do Trưởng nhóm ghi rõ chính kiến (kể cả bản gìải trình kèm theo, nếu có) ký trình và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản; nội dung tóm tắt trong Phiếu trình giải quyết phải thuyết minh rõ nội dung công việc cần giải quyết, kiến nghị hướng giải quyết cụ thể (trường hợp nội dung phức tạp thì có báo cáo giải trình chi tiết kèm theo Phiếu trình) và phải có ỷ kiến bằng văn bản của các Nhóm có liên quan (nếu có);

   b) Hồ sơ trình đối với các văn bản, công việc bao gồm:

Tờ trình Lãnh đạo Ban: thuyết minh rõ nội dung chính của các kiến nghị, các ý kiến khác nhau. Đối với vãn bản huớng dẫn, quy định nội dung tờ trình phải tuân thủ quy định Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án và các văn bản có liên quan; Dự thảo văn bản

   c) Văn bản, tờ trình Lãnh đạo Ban phải gửi qua Văn phòng Ban ĐPTW và phải có đủ các hồ sơ tài liệu kèm theo. Khì nhận được hồ so văn bản do các Nhóm gửi trình Lãnh đạo Ban, Văn phòng Ban ĐPTW có nhiệm vụ:

  - Thẩm tra về mặt thủ tục: Nếu hồ sơ công việc trình không đúng theo quy đinh, trong thời gian không quá 02 ngày 1àm việc, Văn phòng Ban ĐPTW gửi lại Nhóm trình và nêu rõ yêu cầu để thực hiện đúng quy định; trường hợp cần giải quyết gấp, Văn phòng Ban ĐPTW làm Phiếu báo cho Nhóm trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Lãnh đạo Ban biết;

  - Thẩm tra về mặt thể thức văn bản: Nếu nội dung công việc trình không thuộc thẩm quyền giải quyết, không đảm bảo phù hợp giữa nội dung hồ sơ và nội dung của dự thảo văn bản sẽ ban hành hoặc hồ Sơ chưa đủ rõ để có thể đưa ra quyết định, trong thời gian không quá 02 ngày làm việc, Văn phòng Ban ĐPTW trả lại văn bản cho Nhóm và nêu rõ lý do trả lại;

  - Thẩm tra về nội dung: Nếu trong nội dung công việc còn có những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau về quan điểm xử lý giữa các Nhóm có liên quan, Văn phòng Ban ĐPTW yêu cầu Nhóm chủ trì giải trình thêm; hoặc theo ủy quyền của Lãnh đạo Ban, Văn phòng Ban ĐPTW tổ chức họp với Nhóm chủ trì xây dựng đề án và các Nhóm liên

   Phiếu trình giải quyết công việc thể hiện rõ, đầy đủ, trung thực ý kiến của các Nhóm, kể cả ý kiến khác nhau; ý kiến đề xuất của cán bộ dự án trực tiếp theo dõi và ý kiến của Văn phòng Ban ĐPTW. Phiếu trình giải quyết công việc phải kèm theo đầy đủ hồ sơ.

   Đối với loại hồ sơ công việc đơn giản thì Văn phòng Ban ĐPTW có trách nhiệm trình Lãnh đạo Ban, thời gian không quá 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình đúng thủ tục.

   Hồ sơ trình Lãnh đạo Ban phải được Văn phòng Ban ĐPTW lập danh mục (bao gồm cả hồ sơ trên máy tính) để theo dõi quá trình xử lý.

 

Điều 14. Trách nhiệm của Văn phòng Ban ĐPTW trong việc ban hành văn bản

   1. Văn phòng Ban ĐPTW có trách nhiệm quản lý công tác văn thư của Ban, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

     Văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo.

   2. Từ chối phát hành: Những văn bản có nội dung trái với ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ban, trái với những quy định hiện hành của nhà nước và những văn bản chưa đủ thủ tục.

   3. Văn bản đã phát hành cần sửa lại về nội dung thi do chính người đã ký văn bản đó ký lại văn bản mới hoặc do người trên một cấp ký đính chính bằng một văn bản khác.

   4. Hàng tuần tổng hợp danh mục và thống kê phân loại các văn bản do Ban phát hành để báo cáo Lãnh đạo Ban.

   5. Tổ chức việc lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, quản lý con đầu, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định.

   6. Văn phòng Ban ĐPTW trình Giám đốc ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quy trình ký các loại văn bản do Ban ĐPTW ban hành và phát hành; quy định về chế độ bảo mật và tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định này, định kỳ (6 tháng, 12 tháng) báo cáo Giám đốc.

 

Điều 15. Kiểm tra việc thực hiện văn bản

   1. Nhóm tự kiểm tra:

   a) Trưởng nhóm thường xuyên tổ chức tự kiểm tra việc thi hành các văn bản, công việc được giao tại Nhóm, phát hiện các vướng mắc và đề xuất hiện pháp xử lý kịp thời;

   b) Định kỳ cuối mỗi quý, Trưởng nhóm báo cáo Lãnh đạo Ban tình hình thực hiện các văn bản, các công việc được giao theo thẩm quyền của Nhóm mình.

   2. Văn phòng Ban ĐPTW tiến hành kiểm tra:

   a) Văn phòng Ban ĐPTW tiến hành kiểm tra bằng những hình thức sau:

- Lãnh đạo Ban, Trưởng nhóm và các cán bộ dự án được giao nhiệm vụ kiểm tra tiến hành làm việc trực tiếp tại Nhóm cần kiểm tra nắm bắt tình hình thực hiện;

- Lãnh đạo Ban yêu cầu các Nhóm báo cáo bằng văn bản về tình hình thực hiện và kết quả thực hiện các văn bản, công việc được giao;

- Kiểm tra thông qua tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết việc thực hiện những chương trình, hoạt động chủ yếu;

- Hình thức khác do Giám đốc quyết định.

   b) Văn phòng Ban ĐPTW có văn bản báo cáo Lãnh đạo Ban về kết quả kiểm tra đồng thời thông báo cho Nhóm được kiểm tra và các Nhóm có liên quan trong Ban ĐPTW. Nếu phát hiện có sai phạm thì xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị Lãnh đạo Ban xử lý;

Văn phòng Ban ĐPTW kiểm tra có trách nhiệm theo dõi việc xử lý sau khi kiểm tra, yêu cầu Nhóm được kiểm tra khắc phục những sai phạm theo quyết định của cấp có thẩm quyền, báo cáo kết quả khắc phục sau khi kiểm tra với Lãnh đạo Ban.

   c) Văn phòng Ban ĐPTW tổng hợp chung, báo cáo bằng văn bản với Lãnh đạo Ban tình hình kiểm tra việc thì hành các văn bản, các công việc được Lãnh đạo Ban giao hoặc tại Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu năm và Hội nghị tổng kết công tác năm của Ban.

 

© Bản quyền thuộc về Dự án giảm nghèo khu vực Tây Nguyên
Địa chỉ: Tầng 16, Tòa nhà Icon 4, 243A Đê La Thành, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 04.62671199 - Fax: 04.62671199
E-Mail: info.gntn@mpi.gov.vn